A medida que los escritores confían más en la tecnología para enviar sus propuestas, la etiqueta de la red (o net-etiquett) se hace cada día más necesaria. La impresión que darás a editores, agentes y clientes o empresas en general será mucho más positiva si usas estas sencillas estrategias.
Escribir e-mails. Una de las tareas que ocupa la mayor parte de nuestro tiempo delante de los ordenadores o computadoras. Y, sin embargo, qué poco cuidado demuestran algunas personas en la redacción de sus e-mails...
El hecho de que no veas al destinatario del mensaje no significa que tienes que tratarlo como a un completo extraño. Si se acude a una primera reunión comercial de manera personal, estudiamos bien lo que le vamos a decir y nos presentamos limpios, cuidadosos y sonriendo.
Es la misma idea que debemos aplicar a nuestros e-mails. Hay que transmitir la mejor imagen posible de uno mismo y del negocio que representamos (o que buscamos). Recuerda que no podemos usar matices con el tono de voz ni los gestos, sólo el texto escrito que el receptor del mensaje traducirá de forma inconsciente en términos positivos... o no. Hay que crear una buena impresión con nuestra redacción.
Personalmente nunca respondemos e-mails en los que el remitente da la impresión de que no sabe lo que hacemos. Ni aquellos en los que el remite no firma el e-mail o no incluye su nombre completo, o formas de contacto.
Tenemos unas páginas web donde hemos incluido información de todo tipo, pensamos que bien explicada, clara y con los precios de nuestros diferentes servicios. Y muchas empresas de todo tipo piensan lo mismo. Aún así, si en sus webs ves links rotos o faltas, siempre te van a agradecer que se los señales con educación.
Cuida tu cuenta de correo.
La cuenta de correo email es tu dirección física en internet. ¿Cambias mucho de casa? Seguramente no. Pues ésto es lo mismo. Mantén tu cuenta y cuídala, utilízala para cosas serias y deja el hotmail para jugar. No uses tu cuenta seria para entrar o registrarte en dudosos foros sin políticas de privacidad, ni te suscribas con ella a sitios de bromas, sexo, o poco seguros.
Si no te queda más remedio que usar una cuenta de correo web nunca nunca nunca le pongas "el_enano_rabioso@hotmail.com" o cosas por el estilo. Si quieres que te tomen en serio, haz las cosas serias. Mi recomendación es yahoo o gmail. Se pueden usar y administrar 100% en los softs de correo habituales como outlook, outlook express, y thunderbird. Y te aconsejo que lo hagas. Administrarás mejor tu correo. Y siempre, con el nombre completo, o iniciales y apellido, etc. Una vez más: seriedad.
Valora el tiempo. ¡El tiempo de ellos!
Cuando escribas un e-mail a una empresa, valora que es su tiempo el que estás demandando. Y algunas empresas cobran por su tiempo. Sobre todo las de servicios o las consultorías. Interésate por sus tarifas y habla de lo que estás dispuesto a dar a cambio. O que provecho sacarán del tiempo empleado en tu propuesta.
En el primer contacto comercial a través e-mail , debes tener en cuenta:
La línea de Asunto.
Muchas personas deciden qué mensajes leer o no en función de la línea de Asunto. Conviene pensar algo corto, con un buen gancho y lo más personal posible. Usa la línea “Asunto” de tu correo para captar la atención del receptor de tu mensaje y darle una idea de lo que vas a decirle. Si quieres presentar un artículo para una revista pon algo así como “Propuesta de artículo: Mujer y sobrepeso”. Si conoces al editor pon tu nombre para que te ubique “Propuesta de artículo de María Sanchís Fernández”.
Si alguien te ha dado el contacto puedes incluir su nombre en el asunto “Contacto a través de Susana Pérez”.
Si usas el asunto de manera adecuada te mantendrás lejos de la carpeta de mensajes eliminados sin leer. Recuerda evitar palabras como “Pierde peso ahora”, “Ahorra”, “gran oportunidad”... etc., que pueden enviarte directamente al filtro anti-spam sin pasar por la casilla de correo. En esta casa, por ejemplo, todos los e-mails que lleven las palabras GRATIS, DINERO y 53 más en el asunto.
El saludo.
Los e-mail no son tan formales en los tratamientos como las comunicaciones de negocios escritas. Al fin y al cabo se trata de
ir al grano lo antes posible. Pero un saludo educado sin ser exagerado es necesario.
La presentación.
Nombre y empresa es suficiente. O a qué te dedicas. O mejor aún: El motivo del mensaje.
Las Referencias.
Donde has obtenido el e-mail es siempre un buen inicio. Si en la web, citando la página exacta. Si a través de un amigo, haciendo que tu destinatario lo recuerde, etc.
El Tema o Cuerpo del mensaje.
Escribir en primer lugar la información relevante, de lo contrario el lector puede perder interés y dejar la lectura. Utilizar la deducción en lugar de la inducción para llegar a conclusiones. Lo importante es ser breve, no sabes cuanto tiempo te va a conceder el destinatario para decidir si le interesa o no. Entre 30 y 40 líneas son más que suficiente. Utiliza
frases y párrafos cortos, bien separados. Busca la fluidez en la lectura.
Legibilidad
El correo electrónico puede enviarse en diferentes formatos: HTML (que permite introducir gráficos), texto enriquecido y texto plano. Si envías un correo en HTML pero el lector de la persona a quien se lo envías no puede leer HTML, por ejemplo receptores en Cuba, no lo leerá bien. Una vez más, pregunta, sé cortés. La mayoría de los servicios de internet usan MIME (Multipurpouse Internet Mail Extensions) que se refiere al estándar oficial que especifica como deben ser formateados los mensajes para intercambio de e-mails. Si envías un correo en formato MIME y la otra persona no lo usa, el mensaje se convertirá en un galimatías de números, acentos y letras sin sentido. Cuando dudes, usa el texto plano, que es el que recibe bien todo el mundo.
Firma.
Inclúyela siempre. Y evita títulos rimbombantes. Una alusión a tu profesión siempre viene bien. Procura hacerla sencilla, sin imágenes. Usa los colores, y el html. Pero no seas estridente.
Ten paciencia
Escribes el correo, le das al botón Enviar y al cabo de una hora ya estás preguntándote por qué no has obtenido respuesta. Recuerda que el correo electrónico da una sensación de inmediatez al emisor, pero no tiene por qué dárselo también al receptor. Dale tiempo para responder. Lo usual suele ser en el día, o a los dos días. Depende de la editorial o la agencia. De sus horarios de trabajo. Las editoriales pequeñas, como la nuestra, o medianas, las dirige muy poca gente.
Tampoco desbordes la carpeta de recibidos de tus editores favoritos. Si acaban de rechazar o aceptar una obra tuya, no envíes otra propuesta con el mismo mail de respuesta porque creas una sensación de nunca acabar. Deja unas semanas en medio para que el editor pueda respirar.
Sé discreto
Pregúntate “¿Es realmente necesario este correo?”. Nunca reenvíes chistes, cadenas estúpidas ni las fotografías de tu adorable sobrino a tus contactos de negocios. Jamás. Debes limitarlos a los amigos, e incluso entonces preguntarte “¿Es necesario?”. Recuerda que hablamos de tu cuenta de correo SERIA.
Cuidado con el tono
Los correos electrónicos tienden a ser más informales que las cartas pero esto no significa que puedas usar mal el lenguaje. Recuerda que eres un profesional y como tal debes comportarte. Si dudas, usa un lenguaje más formal. Cuidado con los emoticones y las abreviaturas que han proliferado en internet.
Si estás enfadado o triste es mejor que esperes un poco antes de revisar el correo que acabas de escribir. Tómate un cierto tiempo para calmarte antes de apretar el botón “Enviar”.
No uses las mayúsculas puesto que por convención significan que estás gritando. Y recuerda que los correos electrónicos pueden reenviarse. Cuidado con escribir opiniones negativas sobre un editor o un agente puesto que ese correo puede acabar en su buzón de correo.
Recuerda el correo tradicional
Si bien el correo electrónico es más rápido, la mayoría de editores y agentes aún prefieren el correo tradicional. Comprueba sus preferencias antes de enviarles nada. Puedes enviar un primer contacto por correo tradicional y luego hacer el seguimiento por correo electrónico.
En definitiva, el correo electrónico puede ser una herramienta efectiva que te ayude a ahorrar tiempo y dinero y a mantener buenas relaciones con clientes y clientes potenciales pero si abusas del privilegio puede provocarte más daños que beneficios. Úsalo bien.
1.- TÚ o USTED. De criterio facultativo. Dependerá de como es el tipo de destinatario de tus mensajes.
2.- No escribas NUNCA en mayúsculas, equivale a hablar a gritos en Inet (Internet).
3.- Todos los links que incluyas deberán estar operativos desde el propio e-mail. Usa la URL entera, así: http://www.etc
4.- IMPORTANTE. No adjuntes documentos a personas que no conozcas sin pedir primero permiso. En la mayoría de las empresas los adjuntos no solicitados son sistemáticamente eliminados sin leer. Ni siquiera llegan al buzón de correo y los elimina el robot automático del servidor.
5.- Si debes enviar alguna información comercial ponla en una página web y remítele a esa dirección.
6.- No incluyas la lista de todos los destinatarios a los que has enviado un e-mail en el campo "Para o C/C" Esto es de lo peor que puedes hacer. Usa para ello el campo CCO de tu soft de correo.
7.- En las firmas o e-mail del remitente, ofrece mejor imagen incluir un e-mail personal que uno más general tipo info o ventas , etc...
8.- Ten cuidado con las dobles interpretaciones, lo que queda escrito difícilmente se puede matizar.
9.- Relee siempre los mensajes antes de enviarlos y revisar su ortografía. Otra cosa es cuando ya hay una relación vía e-mail. A veces la rapidez puede más que la ortografía, y la familiaridad hace que se disculpe un acento ausente.
10.- Si te encuentras en situación de tener que responder un e-mail aplica estos mismos consejos y :
11.- Si no dispones de tiempo para contestar o estudiar el e-mail, responde con un mensaje que indique que has recibido su mensaje pero que no podrás contestar hasta un día concreto.
Via: premura
